SPECIFIKACIJA PRIPREME KNJIGE PROCESA

Pretpostavke za procesni pristup u okviru sistema:

Ključni deo dokumentacije FMC/FUK sistema predstavljaju poslovni procesi.  Poslovni procesi predstavljaju sve radnje neke njene organizacije dokumentovane u pisanom obliku. Svi procesi imaju određenu strukturu u koju se popunjavaju podaci koji čine gotov proces.

Struktura procesa sastoji se od stranice obrasca procesa koja sadrži elemente koji se popunjavaju, stranice obrasca procedura koja sadrži elemente koji se popunjavaju i tablice dijagrama toka sa kolonama u koje se popunjavaju traženi elementi.

Procesi

Procesi su osnova uspostavljanja sistema finansijskog upravljanja i kontrola i oni stvaraju glavni preduslov za utvrđivanje rizika i sastavljanje registra rizika. Da bi napravili procese moramo ih prvo popisati i utvrditi u organizacionim jedinicama, a potom zajedno sa osobama koje učestvuju u radnjama koje nastaju u procesu sastaviti tok procesa.

Pretpostavke za izradu procesa su:

  • Izrada popisa procesa s obzirom na dokumente korisnika sistema
  • Snimak stanja organizacije i preuzimanje ključnih dokumenata za procese, pravilnika, procedura iz drugih sistema i sve ostalo potrebno za sistem
  • Projektiranje Knjige procesa i načina izvođenja iste
  • Analiza i unos podataka u pripadajuće obrasce i kreiranje dijagrama toka (revizorskog traga)
  • Raspored procesa po nivoima odgovornosti i organizacionim delovima korisnika sistema

Proces predstavlja opšti i sveobuhvatni deo neke radnje koja se obavlja u određenoj organizacionoj jedinici neke organizacije. Procedure su koraci i načini postupanja, odnosno rascepkane radnje unutar određenog procesa, takozvani prikazi hodograma aktivnosti i kontrola.

Obrazac procesa sadrži rubrike u koje se prema preuzetim podacima u prethodno navedenim pretpostavkama unose parametri koji definišu proces.

Elementi procesa su sledeći:

  • Korisnik javnih sredstava
  • Naziv procesa
  • Šifra procesa
  • Verzija
  • Organizaciona jedinica
  • Šifra organizacione jedinice
  • Rukovodilac organizacione jedinice
  • Nosilac poslovnog procesa
  • Cilj poslovnog procesa
  • Osnovni rizici
  • Kratak opis poslovnog procesa koji sadrži ulaz, aktivnosti u procesu i izlaz
  • Veze sa drugim poslovnim procesima/procedurama
  • Resursi za ostvarivanje poslovnog procesa
  • Šifre i nazivi procedura
  • Tablica za odobravanje procesa koja sadrži redove Priprema, Kontroliše i Odobrava

Procedure

Procedure su deo poslovnih procesa koji razloženo opisuju pojedine korake i delove procesa. Jedan proces može imati jednu ili više procedura u zavisnosti od složenosti. Svaka procedura zasebno ima svoj dijagram toka. Dijagram toka je hodogram aktivnosti odnosno radnji i kontrola radnji koje se obavljaju da bi se postigao rezultat postupka, a na kraju kroz procedure rezultat procesa. Procedure mogu imati isto ime kao i proces, a mogu biti i različito imenovani. Procedurom se detaljnije definišu i razlažu poslovi u procesu.

Elementi procedure se popunjavaju u rubrike koje sadrži obrazac procedure.

Elementi obrasca procedure su sledeći:

  • Korisnik javnih sredstava
  • Naziv procesa
  • Šifra procesa
  • Verzija
  • Organizaciona jedinica
  • Šifra organizacione jedinice
  • Rukovodilac organizacione jedinice
  • Nosilac poslovnog procesa
  • Cilj poslovnog procesa
  • Oblast procedura
  • Ostala dokumentacija
  • Odgovornost i ovlašćenje
  • Zakoni i propisi
  • Termini i skraćenice korišćeni u dijagramima toka
  • Tablica za odobravanje procesa koja sadrži redove Priprema, Kontroliše i Odobrava

Kreiranje knjige procesa:

Izrada procesa podrazumeva popis procesa, njihovu identifikaciju i popunjavanje obrazaca procesa i procedura, kao i sastavljanje dijagrama toka. Da bi započeli sa izradom procesa potrebno je prvo popisati sve procese koji se odvijaju u organizaciji u standardni obrazac popisa procesa. Zatim je potrebno procese imenovati i identifikovati kako bi se mogle popuniti tražene vrednosti i podaci u obrascima procesa i procedura.
Dijagram toka sastavlja se u standardnom tabelarnom obrascu gde je potrebno složiti oblike u tok aktivnosti, napisati opise pojedinih aktivnosti, upisati odgovorne osobe, rokove i prateće dokumente pojedinog oblika.

Dokument Knjige procesa:

Popisivanje i opisivanje poslovnih procesa rezultiraće knjigom procesa, odnosno sastaviće se knjiga procesa određene organizacije. Na taj način dobiće se celokupan opis poslovnih procesa s ciljevima organizacije i njenog delovanja i utvrditi međusobna povezanost između procesa i prilike za moguća poboljšanja poslovanja organizacije.

Primarni cilj ove aktivnosti odnosi se na popis poslovnih procesa u organizacionim jedinicama na nivou cele organizacije. Sastavljanje popisa procesa i izrada knjige procesa osigurava jedinstvenost odvijanja poslovnih procesa, utvrđivanje aktivnosti koje se sprovode, odgovornost za sprovođenje aktivnosti i rok u kojem se trebaju sprovesti kao i pregled kontrola koje su utvrđene u pojedinom procesu, a koje osiguravaju ostvarenje ciljeva samog procesa. Popis procesa je pregled procesa koji se odvijaju u organizaciji.

Mapiranje procesa uključuje popis i opis svih poslovnih procesa. Mapiranje svih procesa u organizaciji rezultiraće davanjem celokupne slike o načinu na koji organizacija ostvaruje svoje poslovne ciljeve. Mapiranjem procesa ćemo dobiti celokupan opis organizacije i njenog delovanja, uočiti postoje li nedostaci s obzirom na definiciju procesa, sagledati međusobnu povezanost između procesa i prilike za moguća poboljšanja poslovanja organizacije.

Mapa procesa sadrži:

  • Naslovnu stranu s kontakt podacima
  • Sadržaj mape
  • Uvodno o obvezniku
  • Organizacionu šemu
  • Izjavu o misiji, viziji i ciljevima
  • Popis procesa
  • Lista poslovnih procesa
  • Procese sa pripadajućim procedurama i dijagramima toka
  • Zaključak