SPECIFIKACIJA PRIPREME KNJIGE PROCESA

U zemljama Evropske unije, u područjima odgovornosti koja su vezana za finansijsko upravljanje i kontrolu, velika pažnja se posvjećuje aktivnostima vezanim za „kontrole”.

Pretpostavke za procesni pristup u okviru sistema:

Ključni deo dokumentacije FMC/FUK sistema predstavljaju poslovni procesi. Poslovni procesi predstavljaju sve radnje neke njene organizacije dokumentovane u pisanom obliku. Svi procesi imaju određenu strukturu u koju se popunjavaju podaci koji čine gotov proces.
Struktura procesa sastoji se od stranice obrasca procesa koja sadrži elemente koji se popunjavaju, stranice obrasca procedura koja sadrži elemente koji se popunjavaju i tablice dijagrama toka sa kolonama u koje se popunjavaju traženi elementi.

Procesi

Procesi su osnov uspostavljanja sistema finansijskog upravljanja i kontrola i oni stvaraju glavni preduslov za utvrđivanje rizika i sastavljanje registra rizika. Da bi napravili procese moramo ih prvo popisati i utvrditi u organizacionim jedinicama, a potom zajedno sa osobama koje učestvuju u radnjama koje nastaju u procesu sastaviti tok procesa.

Pretpostavke za izradu procesa su:

• Izrada popisa procesa s obzirom na dokumente korisnika sistema
• Snimak stanja organizacije i preuzimanje ključnih dokumenata za procese, pravilnika,         procedura iz drugih sistema i sve ostalo potrebno za sistem
• Projektovanje Knjige procesa i načina izvođenja iste
• Analiza i unos podataka u pripadajuće obrasce i kreiranje dijagrama toka (revizorskog         traga)
• Raspored procesa po nivoima odgovornosti i organizacionim delovima korisnika sistema

Proces predstavlja opšti i sveobuhvatni deo neke radnje koja se obavlja u određenoj organizacionoj jedinici neke organizacije. Procedure su koraci i načini postupanja, odnosno podjeljene radnje unutar određenog procesa, takozvani prikazi aktivnosti i kontrola.
Obrazac procesa sadrži rubrike u koje se prema preuzetim podacima u prethodno navedenim pretpostavkama unose parametri koji definišu proces.

Elementi procesa su sljedeći:

• Naziv subjekta
• Knjiga procesa
• Šifra procesa
• Verzija dokumenta
• Naziv procesa
• Vlasnik procesa
• Cilj procesa
• Glavni rizici procesa
• Kratak opis procesa koji sadrži ulaz, izlaz, aktivnosti u procesu i izlaz
• Veza sa drugim procesima
• Resursi potrebni za realizaciju procesa
• Šifre I nazivi procedura
• Identifikacioni list

Elementi Identifikacionog lista:

  • Datum, ime i funkcija osobe koja je pripremila proces
  • Datum, ime i funkcija osobe koja je odobrila proces
  • Verzija
  • Subjekat
  • Proces
  • Podproces
  • Iznos budžeta
  • Zakonski okvir
  • Cilj
  • Relevantne organizacione jedinice subjekta
  • Relevantne vanjske strane
  • Organizaciona šema

Procedure

Procedure su deo poslovnih procesa koji razloženo opisuju pojedine korake i delove procesa. Jedan proces može imati jednu ili više procedura u zavisnosti od složenosti. Svaka procedura zasebno ima svoj dijagram toka. Dijagram toka je hodogram aktivnosti odnosno radnji i kontrola radnji koje se obavljaju da bi se postigao rezultat postupka, a na kraju kroz procedure rezultat procesa. Procedure mogu imati isto ime kao i proces, a mogu biti i različito imenovani. Procedurom se detaljnije definišu i razlažu poslovi u procesu.

Elementi Obrasca procedure:

• Naziv subjekta
• Procedura
• Šifra procedure
• Verzija dokumenta
• Vlasnik procedure
• Cilj procedure
• Oblast primene procedure
• Ostala dokumentacija
• Odgovornosti I ovlašćenja
• Zakonski I podzakonski okvir
• Termini I skraćenice korišćene u dijagramu toka

 

 

Kreiranje knjige procesa:

Izrada procesa podrazumjeva popis procesa, njihovu identifikaciju i popunjavanje obrazaca procesa i procedura, kao i sastavljanje dijagrama toka. Da bi započeli sa izradom procesa potrebno je prvo popisati sve procese koji se odvijaju u organizaciji u standardni obrazac popisa procesa. Zatim je potrebno procese imenovati i identifikovati kako bi se mogle popuniti tražene vrijednosti i podaci u obrascima procesa i procedura.
Dijagram toka sastavlja se u standardnom tabelarnom obrascu gde je potrebno složiti oblike u tok aktivnosti, napisati opise pojedinih aktivnosti, upisati odgovorne osobe, rokove i prateće dokumente pojedinog oblika.

Dokument Knjige procesa:

Popisivanje i opisivanje poslovnih procesa rezultiraće knjigom procesa, odnosno sastaviće se knjiga procesa određene organizacije. Na taj način dobiće se cjelokupan opis poslovnih procesa s ciljevima organizacije i njenog delovanja i utvrditi međusobna povezanost između procesa i prilike za moguća poboljšanja poslovanja organizacije.

Primarni cilj ove aktivnosti odnosi se na popis poslovnih procesa u organizacionim jedinicama na nivou cjele organizacije. Sastavljanje popisa procesa i izrada knjige procesa osigurava jedinstvenost odvijanja poslovnih procesa, utvrđivanje aktivnosti koje se sprovode, odgovornost za sprovođenje aktivnosti i rok u kojem se trebaju sprovesti kao i pregled kontrola koje su utvrđene u pojedinom procesu, a koje osiguravaju ostvarenje ciljeva samog procesa. Popis procesa je pregled procesa koji se odvijaju u organizaciji.
Mapiranje procesa uključuje popis i opis svih poslovnih procesa. Mapiranje svih procesa u organizaciji rezultiraće davanjem cjelokupne slike o načinu na koji organizacija ostvaruje svoje poslovne ciljeve. Mapiranjem procesa ćemo dobiti cjelokupan opis organizacije i njenog djelovanja, uočiti postoje li nedostaci s obzirom na definiciju procesa, sagledati međusobnu povezanost između procesa i prilike za moguća poboljšanja poslovanja organizacije.

Mapa procesa sadrži:

• Naslovnu stranu s kontakt podacima
• Sadržaj mape
• Uvodno o obvezniku
• Organizacionu šemu
• Izjavu o misiji, viziji i ciljevima
• Popis procesa
• Lista poslovnih procesa
• Procese sa pripadajućim procedurama i dijagramima toka
• Zaključak