Okvir za razvoj sistema unutrašnjih kontrola – ključni zahtjevi za institucije

Sistem unutrašnjih kontrola bazira se na pet međusobno povezanih komponenti unutrašnjih kontrola: kontrolno okruženje, upravljanje rizicima, kontrolne aktivnosti, informacije i komunikaciju te praćenje i procjenu.

Komponente se baziraju na Međunarodnom okviru za unutrašnju kontrolu, a razrađene su u posebnom dodatku Pravilnika o sistemu unutrašnjih kontrola u javnom sektoru kroz načela, metode i postupke koje te komponente zahtjevaju u primjeni.

Razrađene komponente predstavljaju Okvir za razvoj sistema unutrašnjih kontrola u kojem su sadržani ključni zahtjevi koje institucije u javnom sektoru, uključujući korisnike budžeta i trgovačka društva trebaju primjenjivati u praksi, odnosno u svom poslovanju.

Okvir za razvoj sistema unutrašnih kontrola, kao što sam naziv kaže predstavlja okvir, a ne detaljne upute kako pojedina načela, metode i postupke konkretno primijeniti u praksi. Razlog takvog pristupa je u tome, što implementaciju načela, metoda i postupaka sadržanih u navedenom Okviru uređuju brojni zakonski i podzakonski akti te nije moguće jednim aktom u detalje propisati primjenu.

Na primjer, u ispunjavanju ključnog zahtjeva u okviru komponente kontrolno okruženje koji se odnosi na programsko planiranje i zahtjeva da su „ciljevi programa sadržani u obrazloženjima programa uz budžet, odnosno finansijski plan s utvrđenim pokazateljima rezultata i učinaka“ korisnici budžeta postupat će u skladu sa regulativom iz budžetskog sistema (Zakon o budžetu i uputama Ministarstva finansija za pripremu budžeta, odnosno finansijskog plana). Trgovačka društva, također trebaju ispuniti ovaj zahtjev, odnosno za programe na kojima baziraju svoje finansijske planove trebaju imati definisane ciljeve programa te pokazatelje rezultata i učinaka.

Odgovorne osobe institucija i rukovodioci unutrašnjih organizacionih jedinica u skladu sa dodijeljenim ovlastima i odgovornostima odgovorni su za primjenu načela, metoda i postupaka navedenih u Okviru u skladu sa zakonima i drugim propisima koji uređuju pojedina područja poslovanja.

Potrebno je naglasiti da se osnovna zakonska i podzakonska regulativa koja uređuje pojedina područja poslovanja često treba detaljnije razraditi za potrebe implementacije na nivou institucija u cilju preciznijeg definisanja ko, šta radi i u kojim rokovima? koje postupke provodi? koje kontrolne aktivnosti? i slično.

Osnovna zakonska regulativa vezana uz područje finansijskog upravljanja, na primjer u slučaju korisnika proračuna to u prvom redu uključuje Zakon o budžetu, Zakon o fiskalnoj odgovornosti , Zakon o sistemu unutrašnjih kontrola u javnom sektoru, nije dovoljna da bi procesi planiranja, izrade i izvršavanja budžeta odnosno finansijskog plana, računovodstva i izvještavanja na nivou pojedine institucije bili dovoljno uređeni i jasno definisani u smislu ko, šta radi, ko koga izvještava, koji se kontrolni mehanizmi primjenjuju i slično.

U nastavku se daje skraćeni pregled zahtjeva navedenih u Okviru za razvoj sistema unutrašnjih kontrola koji institucije trebaju primjenjivati u praksi:

-uređeno područje etike i potencijalnih sukoba interesa,
-strateški planovi su povezani s finansijskim planom i operativnim planovima,
-odobreni budžet alociran je do onog nivoa organizacione jedinice koja ima ovlaštenja za nastanak rashoda ili upravljanje prihodima, što omogućuje da taj budžet bude dostupan rukovodiocima koji su odgovorni za upravljanje programima, projektima i aktivnostima
delegirane ovlaštenja i odgovornosti unutar organizacijske strukture za realizaciju postavljenih ciljeva i upravljanje sredstvima koja se dodjeljuju organizacionim jedinicama za realizaciju programa, projekata, aktivnosti iz njihove nadležnosti formalno su utvrđene, takva ovlaštenja redovno se pregledavaju i dopunjavaju kako se okolnosti mijenjaju
uspostavljene su linije izvještavanja u skladu s prenesenim ovlastima i odgovornostima u svrhu praćenja rezultata ostvarenih sredstvima koja su dodijeljena za određene programe, -projekte i aktivnosti
-zaposlenici imaju jasne poslove i odgovornosti utvrđene opisom radnog mjesta te se stručno usavršavaju.

Rizici su utvrđeni u fazi izrade planskih dokumenata, najznačajniji rizici su dokumentirani u registru rizika te je uspostavljen sistem izvještavanja o rizicima i poduzetim mjerama
uspostavljene su kontrolne aktivnosti kojima se osigurava efikasno upravljanje prihodima, rashodima, imovinom i obavezama (interni akti, pisane procedure, postupci odobrenja, izuzeci, razdvajanje dužnosti, kontrole namjenskog isplaćivanja i korištenja dodijeljenih donacija, transfera, pomoći, subvencija …)

Uspostavljen je efikasan informacijski i komunikacijski sistem kojim će se omogućiti redovne i smislene upravljačke informacije o troškovima, efikasnosti, kvaliteti i ostvarenim rezultatima u odnosu na ciljeve:

-integrisani su svi IT sistemi
-uspostavljena je riznica, vode se i redovno nadograđuju evidencije i baze podataka
-redovno se provode upravljačke i nadzorne aktivnosti,
-provodi se samoprocjena sistema putem Upitnika o fiskalnoj odgovornosti te se definišu aktivnosti za otklanjanje utvrđenih slabosti i nedostataka,
-provode se preporuke unutrašnje i vanjske revizije te se na vrijeme rješavaju utvrđeni nedostaci u sistemima unutrašnjih kontrola.

Sistem unutrašnjih kontrola razvija se sa svrhom unaprjeđenja i poboljšanja poslovanja institucija u javnom sektoru. Kako će on funkcionirati u praksi, prvenstveno ovisi o samim institucijama na kojima je odgovornost da u svakodnevnom poslovanju implementiraju pojedine elemente i da taj sustav koriste i razvijaju.