Današnji trendovi razvoja i globalizacije podstiču organizacije da u jedinstvenosti i kvalitetu onoga čime se bave, potvrđuju svoju efikasnost i uspješnost. Dakle, organizacije moraju da budu sigurne da ono što rade, rade dobro i da to mogu i da dokažu. Iz toga razloga, praćenje (monitoring) i vrednovanje (evaluacija) planiranih projekata pojedinaca, stručnih grupa, ali i same organizacije kao i njenih organizacionih jedinica i rezultata po utvrđenom kriteriju ili standardu je od izuzetne važnosti.

Za uspješno sprovođenje Strateškog plana potrebno je razraditi načine praćenja i vrednovanja, tj. kako da se:

  • definišu aktivnosti za kontinuirano praćenje sprovođenja Strateškog plana;
  • definišu i osiguraju relevantni, mjerljivi, jasni pokazatelji praćenja i vrednovanja sprovođenja Strateškog plana
  • utvrdi metodologija i osigura izrada izvještaja (kvartalnih, polugodišnjih, godišnjih)
  • standardizuju obrasci koji dokumentuju primjenu procedure (upitnici, formulari za evaluaciju, formulari za izvještavanje)
  • osigura da se sa rezultatima vrednovanja Strateškog plana upoznaju i da ih koriste svi ključni nosioci
  • sprovede godišnja ocjena napretka u sprovođenju Strateškog plana, koju treba izraditi prije utvrđivanja budžeta i finansijskih planova za narednu godinu.

Od izuzetne važnosti za strateško planiranje je uspostavljanje sistema koji će pratiti, evaluirati i izvještavati o sprovođenju strateškog plana.

Sprovođenje strateškog plana neophodno je sistemski i redovno pratiti i mijenjati. Svrha praćenja je pravovremeno uočavanje odstupanja od plana i ocjena hoće li planirane aktivnosti imati željeni efekat na postavljene ciljeve.

Važna komponenta sistema praćenja je izvještavanje. Izveštaji o ispunjavanju ciljeva se baziraju na kvalitetnom praćenju i sadrže procjene koje bi trebalo da daju odgovore na sljedeća pitanja:

  • Može li se uz razumni nivo sigurnosti očekivati da će se sprovođenje do kraja godine odvijati prema planu?
  • Ako ne, zašto i šta je potrebno učiniti da bi se plan ostvario?
  • Da li planirane aktivnosti imaju očekivani efekat na posebne ciljeve?
  • Da li su osigurani svi resursi (administrativni, finansijski, organizacioni)?
  • Na koji način se sprovodi koordinacija s drugim nosiocima?
  • Da li se ostvaruju posebni i opšti ciljevi u skladu sa očekivanjem?
  • Da li su posebni ciljevi i dalje relevantni za opšte ciljeve odnosno hoće li njihov doprinos ostvarenju opštih ciljeva biti u skladu sa očekivanim rezultatima?

Dobro definisani pokazatelji rezultata i efekta olakšavaju sistem praćenja, jer se isti bazira na izvještavanju o tome da li su realizovane ciljane „veličine“.

Na osnovu definisanih pokazatelja rezultata i efekta omogućava se uspješan sistem praćenja,  obzirom da se na osnovu navedenih pokazatelja može utvrditi u kom smjeru realizuju ciljane veličine.

Praćenje sprovođenja strateškog planiranja je proces prikupljanja, analize i upoređivanja pokazatelja kojim se sistemski prati efikasnost sprovođenja ciljeva i mjera akata strateškog planiranja.

Izvještavanje o sprovođenju akata strateškog planiranja je proces pružanja pravovremenih i relevantnih informacija ključnim nosiocima strateškog planiranja na nivou organizacije i široj javnosti o statusu sprovođenja akata strateškog planiranja.

Ciljevi praćenja i izvještavanja su:

  • sistemsko praćenje efikasnosti sprovođenja ciljeva i mjera akata strateškog planiranja
  • efikasno upravljanje sprovođenja akata strateškog planiranja i kontinuirano unapređivanje javne politike korišćenjem rezultata praćenja i izvještavanja
  • pružanje pravovremenih i relevantnih osnova donosiocima odluka prilikom određivanja prioriteta razvojne politike, donošenja odluka na nivou strateškog planiranja i reviziju akata strateškog planiranja kroz analizu efekta, ishoda i rezultata sprovedenih ciljeva i mjera
  • utvrđivanje nenamjernih pozitivnih i negativnih posljedica sprovođenja planskih dokumenta
  • povezivanje politike, programa, prioriteta, mjera i razvojnih projekata i
  • osiguranje transparentnosti i odgovornosti za korišćenje javnih sredstava i izveštavanje javnosti o efektima potrošnje javnih sredstava.